piątek, 27 lutego 2015

Klient nie płaci agencji PR w terminie?

Małe agencje PR lubią mieć dużych klientów. Prestiż, większy budżet, ciekawe wyzwania...

Minusem takiej współpracy jest to, że faktura drobnej firmy zwykle trafia na sam spód sterty finansowych rozliczeń.

Pierwsi w kolejce do wypłaty są pracownicy etatowi. Potem dostawcy surowców i materiałów do produkcji. Następny jest bank, dostawcy mediów, kurierzy. Na koniec czas na maluczkich – drobnych usługodawców.

Kiedy firma ma przejściowe kłopoty finansowe agencja PR może krzyczeć do woli, a i tak nie dostanie zapłaty. Przynajmniej nie od razu.

Najważniejsze nie dopuścić do takiej sytuacji.

Oto pięć porad jak zapobiegać spóźnionym płatnościom:

1. Pisemna umowa

Podpisz umowę, w której dokładnie i jednoznacznie opiszesz jakie usługi wykonasz. Nie zgadzaj się na umowy ustne. Przy takiej fluktuacji kadr na wszystkich szczeblach pracownik, z którym się umawiałeś może już nie być na liście płac kiedy przyjdzie chwila na Twój przelew. W kontrakcie wyraźnie zaznacz datę i kwotę płatności.

Na fakturze powinna być data płatności i odsetki za zwłokę. Na przykład: Termin płatności: [dzień, miesiąc i rok]. Odsetki za zwłokę [podaj stawkę] % od 10. dnia po terminie płatności.

W naszych umowach mamy zapis, że 30% wartości jest płacone z góry i 50% w dniu przystąpienia do pracy jeżeli to nie wymaga wyjazdu. Pozostałe 20% jest do uzgodnienia, ale minimum 10% płacone jest do dwóch tygodni.

2. Rabat

W Pressence Public Relations oferujemy 3% upustu dla płatności realizowanych w ciągu 7 dni od daty wystawienia faktury i 7% rabatu kiedy cała płatność trafia na nasze konto najpóźniej dzień przed rozpoczęciem realizacji zlecenia. Kto nie chce zaoszczędzić 10%?

3. Terminowe faktury

Moje doświadczenie uczy, że faktury są płacone w terminie kiedy są szybko wystawiane. Wszyscy są zadowoleni po zakończeniu pracy, pamiętają jak ciężko pracowaliśmy i mniej marudzą z płaceniem. Im więcej czasu mija od zakończenia projektu do wystawienia faktury, tym trudniej egzekwować płatność.

Dla długich projektów (ponad 3 miesiące) wystawiaj faktury cząstkowe. Podziel projekt na drobniejsze segmenty i wystawiaj faktury co dwa tygodnie. Nawet jeśli klient płaci z opóźnieniem, zegar wcześniej zaczyna odmierzać czas zapłaty.

Dokładnie dokumentuj wszystkie etapy pracy, daty otrzymania i wysyłki klientowi gotowych materiałów. Firmy z ograniczonym dostępem do gotówki lubią tłumaczyć opóźnienia w rozliczeniach nieotrzymaniem zamówionych materiałów. Zachowuj wszystkie pocztowe pokwitowania i raporty firm kurierskich.

4. Polityka kredytowa

Agencja PR może "udzielić kredytu". Opisz warunki płatności, sposoby regulowania należności i co zrobisz kiedy przelew nie dotrze na czas. Wszystko na piśmie. Możesz to dodać do umowy, oferty lub przedstawić w czasie prezentacji.

Zaległe płatności to część rzeczywistości, w jakiej funkcjonują także agencje PR, więc pokaż, że potrafisz sobie z tym radzić.

5. Regularne płatności

Egzekwuj miesięczne regularne płatności w tej samej wysokości bez względu na spodziewaną ilość pracy. Firmowe konto będzie systematycznie zasilane (banki to lubią), a Ty będziesz mógł zaplanować wydatki.

W umowie powinno być zapisane, że końcowa płatność następuje po wystawieniu faktury, nie po zakończeniu pracy. Chodzi o to, żeby klient nie tworzył własnej definicji "zakończonej pracy".

Masz inne pomysły jak mobilizować klientów do terminowych płatności? Napisz o tym w komentarzu.

poniedziałek, 23 lutego 2015

Jasne określenie oczekiwań w PR

W Pressence Public Relations nie lubimy być zaskakiwani. Nie pamiętam jednak kampanii PR, w której – bez względu na to ile czasu i jak dokładnie ją przygotowaliśmy – nie było jednej lub dwóch niespodzianek.

A to wyciekła do mediów informacja o nowym produkcie. A to konkurencja skrytykowała naszego klienta za zmianę polityki cenowej. A to dziennikarz nie wykorzystał w artykule ważnej wypowiedzi prezesa. Takie niemiłe niespodzianki to część pracy w PR.

Public relations czasem bardziej przypomina nowoczesną sztukę niż zdyscyplinowaną naukę – trudno dokładnie przewidzieć wyniki. Dlatego nasi klienci otrzymują przed przystąpieniem przez nas do pracy jak najbardziej dokładny opis spodziewanych wyników w każdym zadaniu. Mówimy też co może się wydarzyć w trakcie realizacji projektu i jak to wpłynie na końcowy rezultat.

Oto na czym polega określenie wzajemnych oczekiwań pomiędzy agencją PR i jej klientem:

1. Opisanie spodziewanych wyników przed rozpoczęciem pracy

Przedstawiamy oczekiwane wyniki w odniesieniu do konkretnych zadań. Klient może sam ocenić, które działania zechce poszerzyć lub ograniczyć, aby lepiej zrealizować swoje cele biznesowe i komunikacyjne.

To również pokazuje klientowi różnicę jakościową pomiędzy poszczególnymi zadaniami, na przykład liczba publikacji w mediach w porównaniu do jakości relacji.

2. Zmiana oczekiwanych wyników po modyfikacji planu działania

W przypadku premiery produktów czasem mamy do czynienia z przesunięciem planowanej daty. To wymaga korekty pierwotnych ustaleń organizacyjnych, zmiany terminów, modyfikacji treści przygotowanych materiałów prasowych, itp. To także wpływa na koszty i efekty.

Prędko przekazujemy klientowi wszystkie informacje o spodziewanych implikacjach wszystkich zmian.

3. Szybka informacja o rezultatach

Informujemy klienta niezwłocznie o publikacji tekstu w mediach. Równie szybko kontaktujemy się kiedy reporter nie zgodzi się na wywiad lub zmieni datę spotkania.

Cenimy sobie przejrzystość w kontaktach z mediami. To trudna dziedzina, w której nie ma miejsca na niedomówienia.

W Pressence Public Relations dbamy, żeby nasz klient wiedział co go czeka i był przygotowany na każdą okoliczność.

Konkluzja

W dynamicznym środowisku PR i jeszcze bardziej zmiennych mediach nie można uniknąć niespodzianek. Ale jasne opisanie wzajemnych oczekiwań na początku współpracy agencji PR z klientem ogranicza do minimum ryzyko nieporozumień.

czwartek, 19 lutego 2015

10 cech prawdziwych przyjaciół w PR

Czy w public relations można znaleźć przyjaciół? Szczerych, oddanych i bezinteresownych?

Oczywiście.

Oto 10 cech prawdziwych przyjaciół w PR:

1. Nie rywalizują z Tobą.

2. Zawsze mają czas na rozmowę.

3. W ich komplementach nie ma cienia ironii.

4. Nie przeszkadzają wam nawet największe różnice w poglądach.

5. Wspierają Cię także wtedy kiedy podejmujesz decyzje, których nie pochwalają.

6. Nie zazdroszczą Ci sukcesów.

7. Mają dla Ciebie czas także poza godzinami pracy w PR.

8. Zachęcają Cię do podejmowania śmiałych wyzwań.

9. Jesteście przyjaciółmi bez względu na to gdzie obecnie mieszkacie.

10. Akceptują Ciebie takim jakim jesteś.

Masz przyjaciół w PR? Co was łączy? Napisz o tym w komentarzu.

czwartek, 12 lutego 2015

Z kijem na stereotypy PR

W public relations funkcjonuje wiele niesprawiedliwych i szkodliwych stereotypów.

Oto 7 słów, których nie ma w PR. A jeśli się ze mną nie zgadzasz, poszukaj większego kija :-)

1. Manipulacja

Każdy potrafi coś upiększyć, ubarwić lub "zoptymalizować". Ale bez przesady – dobry reporter odróżni fakty od fikcji. Przekaż fakty w najlepszy sposób, ale nie wykoślawiaj prawdy. Szanuj siebie, reportera i swojego klienta.

2. Kontrola

Nie możesz kontrolować mediów. Najgorsza rzecz to zakazać reporterowi pisania na temat, który jest dla Ciebie niewygodny lub nieprzyjemny. To tak jakbyś wywiesił ogromny transparent: "Szykuje się sensacyjny temat! Chcemy coś ukryć! Szukaj do skutku!"

3. Blichtr

Podejrzewam, że legendy o wystawnych przyjęciach, rautach i całonocnych tańcach z gwiazdami wymyślił jakiś zgorzkniały praktyk PR, który musiał zostać dłużej w pracy w sobotę, żeby skończyć raport dla klienta. Dekorowanie sali, ustawianie stołów i doglądanie potraw w kuchni nie ma nic wspólnego z przepychem i światowym życiem.

4. Łatwizna

"Korzystny artykuł w [nazwa gazety]? Nie ma sprawy. Bułka z masłem!" Komu z nas to się nie wyrwało? Zajmujemy się PR nie dlatego, że jest łatwe, ale dlatego, że wiemy jak to się robi.

5. Przysługa

Raz od wielkiego dzwonu reporter, który coś Ci zawdzięcza zechce wyrównać rachunki, ale nie licz na to. Ciesz się, że dziennikarz nie wykasował Twojego numeru telefonu.

6. Sensacja

Niech piszą co chcą? Ważne, żeby nie przekręcili nazwiska? To działa tylko w pop kulturze. Poza tą branżą taka strategia PR przynosi więcej szkody niż pożytku.

7. Jutro

Każdy kto popracuje w public relations choć jeden dzień wie, że to, co robimy, musi być zrobione od razu albo... godzinę temu.

Co proponujesz dodać do mojej listy? Napisz o tym w komentarzu.