Klient nie płaci agencji PR w terminie?

Małe agencje PR lubią mieć dużych klientów. Prestiż, większy budżet, ciekawe wyzwania...

Minusem takiej współpracy jest to, że faktura drobnej firmy zwykle trafia na sam spód sterty finansowych rozliczeń.

Pierwsi w kolejce do wypłaty są pracownicy etatowi. Potem dostawcy surowców i materiałów do produkcji. Następny jest bank, dostawcy mediów, kurierzy. Na koniec czas na maluczkich – drobnych usługodawców.

Kiedy firma ma przejściowe kłopoty finansowe agencja PR może krzyczeć do woli, a i tak nie dostanie zapłaty. Przynajmniej nie od razu.

Najważniejsze nie dopuścić do takiej sytuacji.

Oto pięć porad jak zapobiegać spóźnionym płatnościom:

1. Pisemna umowa

Podpisz umowę, w której dokładnie i jednoznacznie opiszesz jakie usługi wykonasz. Nie zgadzaj się na umowy ustne. Przy takiej fluktuacji kadr na wszystkich szczeblach pracownik, z którym się umawiałeś może już nie być na liście płac kiedy przyjdzie chwila na Twój przelew. W kontrakcie wyraźnie zaznacz datę i kwotę płatności.

Na fakturze powinna być data płatności i odsetki za zwłokę. Na przykład: Termin płatności: [dzień, miesiąc i rok]. Odsetki za zwłokę [podaj stawkę] % od 10. dnia po terminie płatności.

W naszych umowach mamy zapis, że 30% wartości jest płacone z góry i 50% w dniu przystąpienia do pracy jeżeli to nie wymaga wyjazdu. Pozostałe 20% jest do uzgodnienia, ale minimum 10% płacone jest do dwóch tygodni.

2. Rabat

W Pressence Public Relations oferujemy 3% upustu dla płatności realizowanych w ciągu 7 dni od daty wystawienia faktury i 7% rabatu kiedy cała płatność trafia na nasze konto najpóźniej dzień przed rozpoczęciem realizacji zlecenia. Kto nie chce zaoszczędzić 10%?

3. Terminowe faktury

Moje doświadczenie uczy, że faktury są płacone w terminie kiedy są szybko wystawiane. Wszyscy są zadowoleni po zakończeniu pracy, pamiętają jak ciężko pracowaliśmy i mniej marudzą z płaceniem. Im więcej czasu mija od zakończenia projektu do wystawienia faktury, tym trudniej egzekwować płatność.

Dla długich projektów (ponad 3 miesiące) wystawiaj faktury cząstkowe. Podziel projekt na drobniejsze segmenty i wystawiaj faktury co dwa tygodnie. Nawet jeśli klient płaci z opóźnieniem, zegar wcześniej zaczyna odmierzać czas zapłaty.

Dokładnie dokumentuj wszystkie etapy pracy, daty otrzymania i wysyłki klientowi gotowych materiałów. Firmy z ograniczonym dostępem do gotówki lubią tłumaczyć opóźnienia w rozliczeniach nieotrzymaniem zamówionych materiałów. Zachowuj wszystkie pocztowe pokwitowania i raporty firm kurierskich.

4. Polityka kredytowa

Agencja PR może "udzielić kredytu". Opisz warunki płatności, sposoby regulowania należności i co zrobisz kiedy przelew nie dotrze na czas. Wszystko na piśmie. Możesz to dodać do umowy, oferty lub przedstawić w czasie prezentacji.

Zaległe płatności to część rzeczywistości, w jakiej funkcjonują także agencje PR, więc pokaż, że potrafisz sobie z tym radzić.

5. Regularne płatności

Egzekwuj miesięczne regularne płatności w tej samej wysokości bez względu na spodziewaną ilość pracy. Firmowe konto będzie systematycznie zasilane (banki to lubią), a Ty będziesz mógł zaplanować wydatki.

W umowie powinno być zapisane, że końcowa płatność następuje po wystawieniu faktury, nie po zakończeniu pracy. Chodzi o to, żeby klient nie tworzył własnej definicji "zakończonej pracy".

Masz inne pomysły jak mobilizować klientów do terminowych płatności? Napisz o tym w komentarzu.