wtorek, 29 listopada 2016

Jak wystawić fakturę za usługi PR

W zeszłym tygodniu nowy grafik komputerowy przysłał mi fakturę za logo dla naszego klienta godzinę po przysłaniu pierwszych trzech roboczych projektów. Wcześniej w ogóle nie rozmawialiśmy o terminie wystawienia faktury. Kiedy ją dostałem nie obejrzałem jeszcze żadnej z trzech wersji logo i oczywiście nie mogłem powiedzieć grafikowi ile – moim zdaniem – są warte.

W ubiegłym miesiącu prawnik wystawił mi fakturę za rozmowę telefoniczną, w której pytałem o zasady naszych rozliczeń finansowych. Miałem mu dodatkowo zapłacić za rozmowę o tym ile, kiedy i jak mu zapłacę!

W zeszłym roku otrzymałem fakturę od producenta filmów wideo jeszcze przed podpisaniem umowy.

Jako klient nie mam wątpliwości, że moją percepcję tych trzech sytuacji ukształtowały:

1. Zła komunikacja (częściowo także z mojej winy).

2. Nieuzasadniony pośpiech w egzekwowaniu zapłaty.

3. Chciwość, desperacja lub arogancja osób i firm świadczących usługi.

Najważniejsi i najcenniejsi klienci to ci, którzy dokonują ponownego zakupu. Dzięki temu nie musisz inwestować w szukanie i zdobywanie nowych klientów. I nie musisz uczyć się ich od początku.

Jeśli pracujesz jako konsultant PR, ekspert kryzysowy lub trener medialny, musisz wiedzieć komu przekażesz fakturę i kto ją ma zatwierdzić (to nie musi być ta sama osoba). Musisz także przemyśleć jak pokazać tym osobom, że dobrze zainwestowali swoje pieniądze i warto kontynuować z Tobą współpracę.

Nikt tego głośno nie mówi, ale rozliczenia finansowe są najważniejszym elementem inwestowania w pozytywne relacje z klientami. Ludzie chcą mieć pewność, że kupili właściwy produkt lub wybrali odpowiednią usługę – tak samo kiedy kupują samochód czy zamawiają prywatną wizytę u weterynarza dla swojego pieska.

To, co jest napisane na fakturze musi być zrozumiałe i pokazywać, że zrobiłeś wszystko do czego się zobowiązałeś. Klient nie może mieć wątpliwości czy otrzymał wszystko za co ma zapłacić. Kiedy dostaje fakturę czuje, że warto było z Tobą współpracować lub tego żałuje.

Możesz opisać na fakturze wszystko co zrobiłeś dla klienta, ale nie podawaj czasu poświęconego na każde zadanie – klienta to nie interesuje. Przeczytaj fakturę tak jakbyś był swoim klientem. Czy wszystko jest jasne i logiczne? Czy widać, że wynika bezpośrednio z podpisanej umowy?

A przede wszystkim, na początku współpracy od razu poinformuj klienta za co, kiedy i jak otrzyma fakturę. Nie obiecuj za dużo. Zrób dodatkowo coś co Cię dużo nie kosztuje, ale będzie docenione przez klienta. Potraktuj to jako swoją inwestycję w dalszą współpracę – jeśli Ci na niej zależy.

Jeżeli będziesz postępował zgodnie z tymi zasadami (zakładając, że solidnie wywiązujesz się z umowy), klient zapłaci uzgodnione honorarium i chętnie podtrzyma kontakt.

Jeśli chcesz rozpocząć współpracę z agencją PR, prosimy o kontakt. Nasz telefon: 77 441 40 14.

4 komentarze:

  1. Świetny artykuł! Myślę, że najlepiej w kwestiach faktur jest radzić się księgowych. Polecam poczytać o tym więcej na ifirma.pl.
    Ja z każdym problemem z fakturami czy rachunkami radzę się księgowej, ponieważ w ogóle się na tym nie znam ... a nie chciałabym mieć problemów.

    OdpowiedzUsuń
  2. Ja właśnie szukałam jakiegoś rozwiązania do wystawiania rachunków uproszczonych i przypadkiem zauważyłam w panelu ifirmy, że jest taka opcja - https://www.ifirma.pl/lp/rachunek-uproszczony. Mam tylko pytanie czy wszystkie dokumenty, których szablony są na ich stronie są zawsze aktualne?

    OdpowiedzUsuń
  3. Ten komentarz został usunięty przez autora.

    OdpowiedzUsuń
  4. Samo wystawianie faktur to nie jest raczej skomplikowana rzecz, aby się jej nie nauczyć. Gorzej jeśli nie otrzymujemy płatności za te faktury i wtedy rodzi się problem. Ja często korzystam z https://nfg.pl/ gdzie płatność za moje wystawione faktury trafia nawet do 15 minut. Świetna alternatywa dla innych rozwiązań.

    OdpowiedzUsuń

Ten wpis czeka na Twój komentarz.